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Dix outils pour numériser votre PME

avr. 2, 2020.

Pendant la crise du coronavirus, les PME suisses se trouvent en état d’urgence. Pour celles qui veulent assurer leur survie, il est grand temps d’agir et de numériser les processus d’affaires. Car un bureau numérique est non seulement plus flexible, mais permet également de réaliser des économies substantielles. Vous découvrirez ici comment vous débarrasser dès à présent des montagnes de papier et numériser votre activité.

Sabrina Calà, directrice Marketing chez KLARA

Dans la crise actuelle du coronavirus, les PME doivent pouvoir accéder partout à leurs documents. C’est là la seule façon de ne pas compromettre la continuité de l’exploitation et d’assurer sa survie. Un bureau zéro papier se caractérise par l’utilisation (quasi) exclusive d’ordinateurs et de divers outils. Le travail quotidien s’en trouve considérablement facilité, et ce, à différents niveaux.

 

Prenons un exemple : lorsque vous recherchez un ancien justificatif, vous n’avez plus besoin de fouiller pendant des heures dans de lourds classeurs poussiéreux à la cave. Grâce à une gestion numérique des données centralisée, les collaborateurs peuvent accéder en tout lieu aux documents requis par l’intermédiaire de leur ordinateur, qu’il s’agisse d’une offre, d’un bulletin de livraison ou d’une facture.

 

 

La voie vers le bureau numérique

Il est grand temps à présent, vous pouvez vous aussi entamer les premières démarches. Les dix conseils ci-après vous y aideront :

 

  • Établir une feuille de route : quelles sont les étapes de la transformation ?
  • Créer une infrastructure appropriée : des outils tels que Dropbox, Google Drive ou KLARA simplifient la gestion des documents.
  • Structure de dossiers claire : dans l’archivage de vos documents, travaillez avec des dossiers principaux et des sous-dossiers.
  • Numériser le courrier : misez autant que possible sur la communication électronique.
  • Calendrier numérique : les gros agendas papier sont beaux, mais pas très pratiques.
  • Encourager le travail collaboratif : montrer aux collaborateurs les avantages des outils numériques.
  • Communication numérique – interne et externe : par exemple avec des services de messagerie instantanée efficaces au lieu d’un flot d’e-mails.
  • Numériser la comptabilité : ai-je encore besoin d’un carnet du lait ? Les programmes de comptabilité modernes comme KLARA accroissent considérablement l’efficacité.
  • Factures et justificatifs : scanner avec un téléphone portable et se débarrasser du papier.
  • Faire preuve de cohérence : efforcez-vous de privilégier le traitement numérique – même si vous aimez parfois prendre un bloc-notes et un stylo. Cela en vaut la peine.

 

 

Dix outils pour vos collaborateurs et clients

Le temps est venu d’agir concrètement. Vous pouvez vous y mettre dès à présent et vous procurer les outils nécessaires pour le bureau numérique. À notre avis, les dix applications ci-après s’y prêtent le mieux.

 

Zoom

Si vous appréciez Skype, vous adorerez Zoom : les réunions en ligne ou les conférences téléphoniques avec vos collaborateurs deviennent un jeu d’enfant.

 

Dropbox

Dropbox est le grand classique permettant de partager facilement des fichiers volumineux. Tous les documents sont sauvegardés dans le cloud.

 

Google Drive

Alternative à Dropbox : avec l’archivage numérique de documents dans le Google Cloud, les utilisateurs de la version gratuite bénéficient d’un espace de stockage de 15 Go. A partir de 8 dollars par mois et par utilisateur, vous pouvez obtenir plus d’espace.

 

Google Docs

Un autre service de Google, qui vous facilite la collaboration dans l’équipe : avec Google Docs, vous créez des documents texte, des tableaux ou des présentations directement dans le navigateur Internet. Plusieurs personnes peuvent accéder simultanément à ces fichiers.

 

Comptabilité KLARA

Avec la comptabilité en ligne du fournisseur de logiciels suisse KLARA, vous n’aurez plus à vous soucier de plans comptables. Numérique, accessible en tout lieu et, cerise sur le gâteau : l’outil est gratuit. Combinable aisément avec le CRM et la comptabilité salaires numérique de KLARA.

 

Scanner pour moi

Avec l’application mobile « Scanner pour moi » (AppStore, Google Play), vous pouvez scanner facilement des documents avec votre smartphone, les convertir au format PDF et les partager avec votre équipe ou les sauvegarder dans le cloud.

 

KLARA News Manager

Avec le News Manager de KLARA, vous veillez à ce que vos clients restent toujours au fait de l’actualité : heures d’ouverture, actions et autres nouveautés peuvent être communiquées d’un clic de souris.

 

WeTransfer

Vous ne souhaitez pas créer de compte Dropbox ou Google Drive mais quand même envoyer de gros fichiers ? Avec WeTransfer, rien de plus facile – l’envoi est gratuit jusqu’à 2 Go, ce qui est suffisant pour la plupart des besoins d’une PME.

 

Trello

Avec l’outil Trello simple à utiliser, rien ne se perd : créez des tâches et attribuez-les à vos collaborateurs. Fixez des dates-butoir et ajoutez un tag à chaque carte.

 

YouTube

YouTube ? Naturellement. La plupart des magasins sont actuellement fermés. Ils ont beaucoup de temps pour s’occuper de la commercialisation. Pourquoi ne pas créer une chaîne YouTube et publier par exemple des tutoriels vidéo ? Vous utilisez ainsi votre temps de manière judicieuse et créez votre propre communauté, qui tôt ou tard visitera votre magasin.

 

 

Nous vous souhaitons beaucoup de succès.