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10 strumenti per digitalizzare la vostra PMI

apr 2, 2020.

In questo periodo di crisi dovuto al coronavirus le PMI svizzere vivono una situazione di emergenza. Chi vuole assicurarsi la sopravvivenza deve agire ora e digitalizzare i propri processi aziendali. Perché l’ufficio digitale non è solo più flessibile, ma permette anche di risparmiare molti soldi. Scoprite in questo articolo come dire subito addio alle montagne di carta e digitalizzare la vostra attività.

Sabrina Calà, Marketing Manager, KLARA

Oggi più che mai, con la crisi indotta dal coronavirus, le PMI hanno assolutamente bisogno di poter accedere ai propri documenti da qualsiasi posto. Perché solo così possono mantenere in piedi l’attività e assicurarsi la sopravvivenza. La caratteristica di un ufficio senza carta è che utilizza (quasi) esclusivamente il computer e si avvale di diversi strumenti. Il lavoro ne risulta decisamente alleggerito a diversi livelli.

 

Se, per esempio, state cercando una vecchia ricevuta, non dovete più scartabellare per ore fascicoli pesanti e impolverati nello scantinato. Grazie alla gestione centralizzata dei dati in forma digitale, i collaboratori possono accedere dal loro computer, ovunque si trovino, ai documenti di cui hanno bisogno, che sia un’offerta, una bolla di consegna o una fattura.

 

 

Digitalizzazione dell’ufficio: ecco come

Il tempo sta davvero per scadere: iniziate anche voi a prendere la situazione in mano. Questi dieci consigli vi aiuteranno a farlo.

  • Creare una tabella di marcia: quali sono i passi da compiere?
  • Creare l’infrastruttura adeguata: strumenti come Dropbox, Google Drive e KLARA facilitano la gestione dei documenti.
  • Strutturare in modo chiaro l’archiviazione dei documenti: nell’archiviare i documenti create una struttura a cartelle e sottocartelle.
  • Digitalizzare la posta: usate il canale di comunicazione elettronico ogni qualvolta possibile.
  • Calendario digitale: le spesse agende di carta sono belle, ma poco pratiche.
  • Favorire la collaborazione: illustrare ai collaboratori i vantaggi degli strumenti digitali.
  • Comunicazione digitale – all’interno e verso l’esterno: ad esempio tramite gli efficienti servizi di messaggistica al posto delle valanghe di e-mail.
  • Digitalizzare la contabilità: ho ancora bisogno del libro contabile? I moderni programmi di contabilità come KLARA aumentano enormemente l’efficienza.
  • Fatture e ricevute: scansionarle con il cellulare e buttarle nel cestino.
  • Essere sistematici: cercate di sbrigare digitalmente quante più cose possibile, anche se ogni tanto vi piace usare penna e bloc-notes. Ne vale la pena!

 

 

10 strumenti per i vostri collaboratori e clienti

È ora di fare le cose come si deve. Potete iniziare già oggi procurandovi gli strumenti che vi servono per digitalizzare il vostro ufficio. Crediamo che le dieci applicazioni seguenti siano le migliori a tale scopo.

 

Zoom

Chi ama Skype adorerà Zoom: riunioni online e teleconferenze con i collaboratori diventeranno un gioco da ragazzi.

 

Dropbox

Dropbox è lo strumento classico per condividere facilmente file di grandi dimensioni. Tutti i documenti sono archiviati nel cloud.

 

Google Drive

Alternativa a Dropbox: Google Cloud offre agli utenti 15 GB gratuiti di spazio di archiviazione digitale per i documenti. Per chi ha bisogno di più spazio, è possibile ottenerlo a partire da 8 dollari al mese per utente.

 

Google Docs

Un altro servizio di Google che facilita la collaborazione all’interno del team: con Google Docs si possono creare documenti di testo, tabelle e presentazioni direttamente nel browser, consentendone l’accesso contemporaneo a più persone.

 

Contabilità KLARA

Con lo strumento di contabilità online offerto dal fornitore svizzero di software KLARA non ci sarà più bisogno di pianificare i conteggi. Lo strumento è digitale, accessibile da qualsiasi luogo e, soprattutto, gratuito. È compatibile con il CRM e con lo strumento di contabilità digitale dei salari di KLARA.

 

Scanner per me

Con l’app «Scanner per me» (AppStore, Google Play) potete scansionare documenti in tutta semplicità dal vostro smartphone, convertirli in PDF e condividerli con il vostro team o nel cloud.

 

KLARA News Manager

Con il News Manager di KLARA tenete aggiornati i vostri clienti: con un clic del mouse comunicate orari di apertura, offerte speciali e altre novità.

 

WeTransfer

Se non volete aprire un account su Dropbox o Google Drive, ma avete comunque bisogno di inviare file di grosse dimensioni, potete affidarvi a WeTransfer: è facilissimo e gratuito fino a 2 GB. Abbastanza per gran parte delle esigenze di una PMI.

 

Trello

Con Trello non sfugge nulla: lo strumento vi permette di creare task e di assegnarli ai collaboratori, di fissare scadenze e di aggiungere un giorno a ogni etichetta.

 

YouTube

YouTube? Naturalmente. La maggior parte dei negozi al momento sono chiusi. E di tempo ce n’è tanto per occuparsi di marketing. Perché, quindi, non aprire un canale YouTube e pubblicare ad esempio dei video tutorial? Non solo sfrutterete il tempo in modo utile, ma vi costruirete una community che prima o poi verrà a trovarvi in negozio.

 

In bocca al lupo!