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10 Tools, um Ihr KMU zu digitalisieren

Apr 2, 2020.

Während der Coronakrise befinden sich die Schweizer KMU im Notfall-Modus. Wer sein Überleben sichern will, muss spätestens jetzt handeln und seine Geschäftsprozesse digitalisieren. Denn ein digitales Büro ist nicht nur flexibler – es spart auch sehr viel Geld. Wie Sie sich sofort von den Papierbergen verabschieden und Ihr Geschäft digital abwickeln, erfahren Sie hier.

Sabrina Calà, Marketing Managerin bei KLARA

Gerade in der Coronakrise sind Sie als KMU darauf angewiesen, von überall aus auf Ihre Dokumente zugreifen zu können. Nur so erhalten Sie Ihren Betrieb aufrecht und sichern das Überleben. Ein papierloses Büro zeichnet sich dadurch aus, dass (fast) nur Computer und unterschiedliche Tools zum Einsatz kommen. Der Arbeitsalltag wird so massiv erleichtert, und zwar auf unterschiedlichen Ebenen.

 

Ein Beispiel: Auf der Suche nach einem alten Beleg müssen Sie nicht mehr stundenlang verstaubte, schwere Ordner im Keller wälzen. Dank einer zentralen digitalen Datenverwaltung können alle Mitarbeitenden über ihren Computer von überall her auf die entsprechenden Dokumente zugreifen – sei es eine Offerte, ein Lieferschein oder eine Rechnung.

 

 

Ihr Weg zum digitalen Büro

Es ist nun fünf vor zwölf: Auch Sie können die ersten Schritte in Angriff nehmen. Diese zehn Tipps unterstützen Sie dabei:

  • Roadmap erstellen: In welchen Etappen erfolgt die Umstellung?
  • Passende Infrastruktur schaffen: Tools wie Dropbox, Google Drive oder KLARA erleichtern die Dokumentenverwaltung.
  • Klare Ordnerstruktur: Arbeiten Sie in Ihrer Dokumentenablage mit Hauptordnern und Unterordern.
  • Post digitalisieren: Setzen Sie soweit wie möglich auf den elektronischen Kommunikationsweg.
  • Digitaler Kalender: Dicke Agendas aus Papier sind schön, aber ziemlich unpraktisch.
  • Kollaboratives Arbeiten fördern: Mitarbeitenden die Vorteile der digitalen Tools aufzeigen.
  • Digitale Kommunikation – intern und extern: Zum Beispiel mit effizienten Messenger-Diensten statt E-Mail-Flut.
  • Buchhaltung digitalisieren: Brauche ich das Milchbüechli noch? Moderne Buchhaltungsprogramme wie KLARA steigern die Effizienz enorm.
  • Rechnungen und Belege: Mit Handy scannen und ab in den Abfall damit.
  • Konsequent bleiben: Versuchen Sie, so viel wie möglich digital abzuwickeln – auch wenn Sie mal gerne zu Stift und Notizblock greifen. Es lohnt sich.

 

 

10 Tools für Ihre Mitarbeitenden und Kunden

Es ist Zeit, Nägel mit Köpfen zu machen. Sie können schon heute loslegen und sich die nötigen Tools fürs digitale Büro beschaffen. Unserer Meinung nach eignen sich die zehn folgenden Applikationen am besten dafür.

 

Zoom

Wer Skype mag, wird Zoom lieben: Online-Meetings oder Telefonkonferenzen mit Ihren Mitarbeitenden werden so zum Kinderspiel.

 

Dropbox

Dropbox ist der Klassiker, wenn es um’s einfache Teilen von grossen Dateien geht. Alle Dokumente sind so in der Cloud gesichert.

 

Google Drive

Alternative zu Dropbox: Mit der digitalen Dokumentenablage in der Google Cloud erhalten Gratis-Nutzer 15 GB Speicherplatz. Ab 8 USD pro Monat und Nutzer gibt’s etwas mehr.

 

Google Docs

Ein weiterer Dienst von Google, der Ihnen die Zusammenarbeit im Team erleichtert: Mit Google Docs erstellen Sie Textdokumente, Tabellen oder Präsentation direkt im Webbrowser. Mehrere Personen gleichzeitig können auf diese Files zugreifen.

 

KLARA Buchhaltung

Mit der Online-Buchhaltung des Schweizer Softwareanbieters KLARA müssen Sie nie mehr über Kontenpläne nachdenken. Digital, von überall abrufbar und das Beste daran: Das Tool ist kostenlos. Lässt sich ganz einfach mit dem CRM und der digitalen Lohnbuchhaltung von KLARA kombinieren.

 

Scanner für mich

Mit der Mobile-App «Scanner für mich» (AppStore, Google Play) können Sie Dokumente ganz einfach per Smartphone scannen, in PDFs umwandeln und mit Ihrem Team teilen oder in die Cloud ablegen.

 

KLARA News Manager

Mit dem News Manager von KLARA sorgen Sie dafür, dass Ihre Kunden immer auf dem Laufenden bleiben: Öffnungszeiten, Aktionen und weitere Neuigkeiten kommunizieren Sie per Mausklick.

 

WeTransfer

Sie möchten kein Konto bei Dropbox oder Google Drive anlegen und trotzdem grosse Dateien versenden? Mit WeTransfer geht das ganz unkompliziert – bis zu 2 GB verschicken Sie kostenlos. Das reicht für die meisten Bedürfnisse eines KMU.

 

Trello

Mit dem einfachen Tool Trello geht nichts unter: Erstellen Sie Tasks und weisen Sie diese Ihren Mitarbeitenden zu. Setzen Sie Deadlines und fügen Sie jedem Kärtchen einen Tag zu.

 

YouTube

YouTube? Natürlich. Die meisten Geschäften sind zurzeit geschlossen. Sie haben viel Zeit, sich mit der Vermarktung auseinander zu setzen. Warum nicht einen YouTube-Kanal eröffnen und zum Beispiel Tutorial-Videos veröffentlichen? So nutzen Sie die Zeit sinnvoll und bauen sich eine eigene Community auf, die früher oder später Ihr Geschäft besuchen wird.

 

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg!